С каждым годом работа рекрутеров, как и остальных представителей HR-сферы, становится все более сложной. Причины банальны: растущая конкуренция на рынке и бесконечно меняющееся законодательство. При этом эйчарам традиционно нужно находить время, чтобы регулярно выполнять массу рутинной работы, например, вручную рассылать сотни приглашений на собеседование. Именно поэтому во многих компаниях остро встаёт такой вопрос, как автоматизация HR. В чем конкретно она может помочь?
Автоматизация на практике
Функционал современных автоматизированных систем позволяет:
- управлять внутренними процессами (через создание базы данных сотрудников);
- эффективно взаимодействовать с новыми кандидатами на вакансии (решать вопросы по поиску претендентов, сбору резюме, отбору подходящих соискателей, составлять график собеседований, тестирования и т.д.).
Компании, в которых грамотно подобрали и внедрили специализированное программное обеспечение, смогли обеспечить:
- Более эффективное расходование времени (на 30% и более). Вместо заполнения документов и сбора подписей по разным отделам HR-менеджер получает все необходимое в электронном формате. В итоге, освобождается время для коммуникаций с соискателями и повышения собственного уровня эйчара.
- Преемственность и согласованность информации. Любой сотрудник может заболеть, уволиться, уйти в отпуск, декрет или на больничный. В автоматизированной системе хранится вся необходимая информация, чтобы можно было быстро обеспечить замену отсутствующего специалиста. Все документы и данные всегда под рукой.
- Прозрачность, актуальность и безопасность данных. Вся информация собирается и хранится в общей базе данных, с которой может работать вся команда. Каждый работник получает права доступа в зависимости от его должностной инструкции. Информация, которая хранится в архивах, в любой момент может использоваться для контроля, отчетности, аналитики.
На данный момент автоматизация охватывает практически все сферы HR, включая кадровый учет, администрирование, учет рабочего времени, рекрутмент-процессы, аналитику, обучение персонала.
Кто этим должен заниматься?
Инициатором использования передовых технологий обычно выступает руководитель кадрового подразделения. Разобраться, как и какие процессы можно и нужно автоматизировать, поможет Школа директора по персоналу, где также можно получить рекомендации по выбору системы в зависимости от масштабов бизнеса.
Страхи перед автоматизацией
До сих пор многие организации работают «по-старинке», откладывая внедрение новых инструментов на потом. Причин несколько:
- Часто собственники и руководители считают автоматизацию слишком дорогим решением, особенно когда речь идет о небольшой фирме. Однако сегодня доступен такой большой выбор продуктов, что подходящий по цене и функционалу вариант найдет каждый, включая представителей малого бизнеса.
- Многих пугает сложность самих систем и проблемы, связанные с переходным периодом. С каждым годом программы становятся все более совершенными и удобными в работе. Если речь идет о сервисах для небольшой организации, то можно найти систему, которая устанавливается и настраивается буквально за несколько часов, при этом разработчик (поставщик) обеспечивает и обучение сотрудников клиентской компании. В любом случае все временные и финансовые затраты после автоматизации окупаются в короткие сроки.
