Система электронного документооборота

Система электронного документооборота позволяет объединить все информационные потоки компании: Входящую и исходящую корреспонденцию и электронную почту, Внутренний документооборот (Служебки, Приказы и распоряжения и др.), Внешний документооборот (Договора, Счета и др.).

Дополнительно система управления документооборотом позволяет управлять сотрудниками, проектами и задачами, комплексно управлять информацией по контрагентам.

Электронный документооборот программы — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Основные принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов

Для среднего предприятия автоматизация делопроизводства чаще всего является вторичной задачей по отношению к автоматизации основных производственных бизнес-процессов. Однако в организациях средних размеров будут востребованы функции системы электронного документооборота, обеспечивающие менеджмент компании инструментами контроля исполнительской дисциплины.  Как правило, предприятиям среднего размера использовать готовые приложения не дает имеющаяся специфика бизнеса, а внедрять заказные решения - ограниченный бюджет.

Что касается учёта электронных документов на средних предприятиях, он редко является тотальным, часть документов оборачивается и хранится в бумажной форме, однако это не снижает требований к электронному архиву учитываемых документов.