Автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • документы теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Система электронного документооборота позволяет работать с: документами любых типов, реестрами, входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней почтой, электронной почтой, внутренним форумом. Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота электронным.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
Автор
(0 оценок)
Актуальность
(0 оценок)
Изложение
(0 оценок)
Я рекомендую
Пока никто не рекомендует
Общество
Молодым харьковчанам выделят деньги на приобретение жилья, стоимость которого частично оплатят из бюджета  горсовета.  На реализацию Городской целевой социально-экономической программы строительства (приобретения) доступного жилья в 2019 году из горбюджета планируют выделить 50 млн гривен. На ближайшей сессии горсовета планируется выделить 21,2 млн грн, сообщили в пресс-службе мэрии. По словам замначальника Управления социально-экономического развития, пла...
Происшествия
Мужчины пытались перевести через границу несколько человек, но нарушителей заметили пограничники с помощью тепловизоров.  Дворечанский райсуд признал двух жителей виновными в организации незаконной переправки людей через государственную границу по части 3 статьи 332 УК Украины. Об этом сообщили в пресс-службе прокуратуры Харьковской области. Одному из подсудимых дали до 7,5 лет за решеткой, другой получил 7,2 года тюрьмы. В 2018 году 30-летний и 54-летний...
Общество
В поселке Коломак Харьковской области разыскивают девочку 2002 года рождения. 16-летняя Снежана Немченко ушла из дома 12 октября около 17:00 и до сих пор не вернулась. Об этом сообщили в пресс-службе Коломакского отделения полиции ВП ГУНП в Харьковской области. Приметы: ребенку на вид 11-12 лет, рост около 140 см, круглое лицо, худощавое телосложение, черные волосы, карие глаза. Одежда, в которой несовершеннолетняя ушла из дома, пока не установлена. Раньш...
Онлайн трансляция
В Киевском райсуде Харькова проходит очередное судебное заседание по делу о ДТП на Сумской.  16:28 - В заседании обьявлен перерыв. Следующее заседание состоится 20 ноября.   16:25 - Суд частично удовлетворил ходатайства адвоката Ларисы Матвеевой. Приобщил к материалам дела ответ от МОЗ, чеки переводов денег. В части вызова свидетелей и экспертов отказано. Есть данный о заборе крови и акт, суд не видит оснований для вызова медсестры и других экспертов.  16:...
Происшествия
В аварии пострадал пассажир машины, которая перевернулась на крышу. 13 ноября, около 11:00, патрульным поступило сообщение о ДТП на проспекте Гагарина, 27. Об этом сообщили в пресс-службе патрульной полиции Харькова. Участники ДТП автомобили ВАЗ 21114 и ВАЗ 21124. "Предварительно, в результате ДТП пострадал пассажир авто ВАЗ 21124, который был госпитализирован в больницу", - рассказали в полиции. На место ДТП вызвали следственно-опeративную группу. Напомни...
Спорт
Чемпионат Европы по тхэквондо ВТФ среди молодежи проходил в Польше с 8 по 11 ноября. Харьковчанин Василий Котяш завоевал золотую медаль на чемпионате в Варшаве. Об этом сообщили в пресс-службе Харьковского горсовета. Харьковчанин выступал в весовой категории до 54 кг и провел на чемпионате шесть поединков, которые завершил победой. На пути к финалу спортсмен обыграл соперников из России, Швеции, двух тхэквондистов из Турции. В полуфинале он обыграл спортсм...
Происшествия
Пожар случился в помещении частного склада в одном из микрорайонов Лозовой. Возгорание началось 13 ноября около 05:57 в одноэтажном складском здании, принадлежащем частному предпринимателю. Об этом сообщили в пресс-службе ГСЧС в Харьковской области. В момент пожара на складе никого не было. На место прибыли спасатели 24-й Государственной пожарно-спасательной части и пожарные ведомственной пожарной охраны Лозовского кузнечно-механического завода. Внутри скл...
Криминал
Олег Ширяев, подозреваемый в организации массовых потасовок на ферме «Строй Агро» в Занках, вышел под залог. Бывший глава «Схидного корпуса» Олег Ширяев 12 ноября вышел из СИЗО под залог. Это подтвердил адвокат Ширяева Алексей Кучер. Как сообщил Кучер, залог в сумме 1 миллион 4 тысячи 340 гривен внесло «третье лицо». Пока прокуратура не планирует подавать апелляционную жалобу на меру пресечения Ширяева из-за отсутствия рисков. Читайте также: Суд по делу Ши...
Происшествия
11 ноября в центре Чугуева водитель сбил 14-летнего подростка. Около 18:00 в полицию поступило сообщение о том, что неизвестный водитель автомобиля «ВАЗ» сбил несовершеннолетнего парня и скрылся. Об этом сообщили в пресс-службе Нацполиции в Харьковской области. Пострадавшего доставили в местную больницу с ссадинами и ушибами. Полицейские установили, что водителем "ВАЗ" оказался 21-летний парень.  Следователь открыл уголовное производство по ч. 1 ст. 286 (н...