Автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • документы теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Система электронного документооборота позволяет работать с: документами любых типов, реестрами, входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней почтой, электронной почтой, внутренним форумом. Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота электронным.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
Автор
(0 оценок)
Актуальность
(0 оценок)
Изложение
(0 оценок)
Я рекомендую
Пока никто не рекомендует
Общество
Харьковчанин попросил городские власти установить светофор на пересечении пр. Московского, улиц Полевой и Тарасовской. Соответствующую петицию №3812 зарегистрировал харьковчанин Игорь Курило. "Перекрёсток проезжают более 10 000 тысяч автомобилей каждый день, постоянно возникают аварийные ситуации как с участием пешеходов, так и автомобилистов. Каждый день, на этом участке происходят аварии, так как пять дорог сходятся в одном месте", - написал автор петици...
Происшествия
Полицейские задержали 45-летнего жителя Мерефы, подозреваемого в преступлении. 18 сентября в Харьковском районе области обнаружили труп мужчины с многочисленными гематомами на лице. Об этом сообщили в пресс-службе ГУ НП в Харьковской области. Установлено, что подозреваемый и погибший выпивале, а затем поссорились. Подозреваемый два раза ударил кулаком в лицо и коленом в голову своего знакомого. От полученных травм 56-летний мужчина скончался через 2 дня. С...
Общество
22 сентября в харьковской подземке запустили состав с фотографиями погибших бойцов. Поезд будет курсировать ежедневно по Салтовской линии. 22 сентября его запустили в 15.30 от станции метро "Академика Барабашова" в сторону "Героев Труда". Волонтеры в течение 9 месяцев собирали фотографии погибших бойцов, которые защищали нашу страну на востоке Украины. По их словам, в вагоне не будет рекламы. Там будут только фотографии воинов и упоминания о "горячих точка...
Происшествия
Полицеские получили сообщение о минировании в кафе по улице Лермонтовской. Сотрудники полиции осмотрели 1670 кв. м. помещения и прилегающей территории, эвакуировали 750 граждан. Об этом сообщили в пресс-службе патрульной полиции Харькова. Полицеские ничего не обнаружили на территории кафе. Информация внесена в журнал единого учета заявлений и сообщений Киевского отдела полиции. Сейчас решается вопрос о квалификации инцидента по Уголовному кодексу Украины....
Происшествия
ДТП с общественным транспортом произошло недалеко от станции метро "Гагарина". Авария произошла 22 сентября около 10.00 на улице Вернадского. Об этом сообщили в пресс-службе патрульной полиции Харькова. На дороге столкнулись троллейбус №6 и автомобиль ВАЗ 2172. В результате ДТП никто не пострадал. У "легковушки" повреждена передняя левая часть, троллейбус получил вмятину впереди справа. Собранный материал об аварии патрульные передадут в отделение розыска...
Происшествия
Авария случилась на пр. Независимости, 1. 21 сентября, около 12:50, водитель автомобиля Toyota не справился с управлением и влетел в дерево. Об этом сообщили в пресс-службе патрульной полиции Харькова. Автомобиль получил механические повреждения. В результате ДТП никто не пострадал. Водитель от оформлeння ДТП полицeйскими отказался. Читайте также: в Харькове не поделили дорогу два автомобиля, один человек в больнице.
главная тема недели
В пятницу, 21 сентября, Верховная Рада Украины приняла к рассмотрению законопроект о государственном бюджете на 2019 год. Согласно регламенту Рады, до 1 октября текущего года народные депутаты будут подавать свои предложения к документу, и до 15 октября их рассмотрит главный комитет. Верховная Рада должна утвердить в первом чтении проект госбюджета до 20 октября. Споры вокруг основополагающего экономического документа страны традиционно бывают бурными, а в...
Общество
Синоптики прогнозируют похолодание. 22 сентября в Харькове днем ожидается дождь. Ночью температура воздуха будет составлять от 12 до 17 градусов, а днем - от 15 до 22. 23 сентября синоптики тоже прогнозируют мелкий дождь. Ночью столбики будут показывать от 5 до 10 тепла, а днем - от 15 до 20. Во вторник харьковчан снова ожидает дождь. Читайте также: Где погулять в Харькове. Как провести выходные 22 и 23 сентября.
Общество
Движение транспорта по пр. Любови Малой - на участке от Григоровского шоссе до ул. Культкомовской - будет ограничено с 9:00 до 21:00 22 сентября. В Департаменте инфраструктуры сообщили, что на этом участке проводится капитальный ремонт проспекта. Для объезда закрытого участка будет организовано двустороннее движение по полосе встречного направления. В это время будет запрещено движение троллейбусов по пр. Ново-Баварскому, ул. Китаенко, пр. Любови Малой до...