• Главная
  • Автоматизация документооборота
Реклама
11:36, 31 января 2014 г.

Автоматизация документооборота

Реклама

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • документы теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Система электронного документооборота позволяет работать с: документами любых типов, реестрами, входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней почтой, электронной почтой, внутренним форумом. Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота электронным.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
0,0
Оцените первым
Авторизируйтесь, чтобы оценить
Авторизируйтесь, чтобы оценить
Объявления
live comments feed...