Автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • документы теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Система электронного документооборота позволяет работать с: документами любых типов, реестрами, входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней почтой, электронной почтой, внутренним форумом. Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота электронным.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
Оцените первым
(0 оценок)
Пока еще никто не оценил
Пока никто не рекомендует
Авторизируйтесь ,
чтобы оценить и порекомендовать

Комментарии

Общество
057 собрал статистику о том, какая средняя зарплата в Харькове и в Украине в целом, а также сколько получают представители разных профессий. Средняя зарплата в Харькове, по последним данным Главуправления статистики в области, в апреле 2020 года составила 8768 гривен. Размер средней зарплаты почти в два раза превышает минимальный – 4723 гривны. Сравнительно с мартом этого года уровень среднего дохода снизился почти на 11%. Традиционно ТОП-5 самых прибыльны...
Общество
В областном лабцентре коронавирусом заболели несколько сотрудников. По состоянию на 2 июня десять работников лабораторного центра заболели, двое - в больнице, остальные - на самоизоляции. Об этом сообщили в пресс-службе ХОГА со ссылкой на областной лабцентр. "Вирус занесли извне через мужа работницы по контакту. Заболевшие не имели контакта ни с больными СОVID-19, ни с биоматериалом. Всего заболели шесть эпидемиологов (5 эпидемиологов и заведующий эпидотде...
Общество
В Харькове более шести сотен человек заразились коронавирусом. По состоянию на 2 июня в городе зафиксировали 657 случаев заболевания коронавирусом. Об этом сообщили в пресс-службе Харьковского городского совета. Ранее мы писали, что в Харькове уменьшается количество инфицированных коронавирусом жителей. Всего в Харьковской области с начала регистрации зафиксировали 1851 подозрение на COVID-19, из которых 1104 случая подтвердили. Под подозрением остаются 24...
Общество
Прогноз погоды в Харькове на 3 июня. Как сообщили в Харьковском региональном центре по гидрометеорологии, в среду в городе - облачно, с прояснениями, ночью - без существенных осадков, днем - небольшой кратковременный дождь, местами грозы, ветер – 3-8 м/с. Температура воздуха ночью – 9-11 градусов тепла, днем – 19-21.
Общество
В Харькове стали фиксировать меньшее количество зараженных коронавирусом людей. В Харьковской области ежедневно регистрируют меньше больных COVID-19. Об этом сообщили в пресс-службе Харьковского городского совета. Ранее мы писали, что известно о последнем скончавшемся от коронавируса жителе Харьковской области. В пик заболеваемости в регионе ежедневно регистрировали 40-50 случаев заражения коронавирусом, а в последнее время - от 16 до 26 случаев. «На сегод...
Новости компаний
Кузов – это то, чем внешне отличается новая машина от старой. Любая пыль обладает абразивными свойствами, не говоря уже о песке и мелких камешках. От сколов, притирок и царапин тоже никто не застрахован, и чем больше служит автомобиль, тем более "уставшим" выглядит его лакокрасочное покрытие.  В последнее время все больше и больше развивается такая услуга, как защита автомобиля пленкой. Что это такое, мы рассказываем в нашей статье. Откуда пошла защитная п...
Общество
В горсовете анонсировали открытие новых троллейбусных маршрутов в отдаленные районы Харькова. В Харькове планируют открыть семь новых троллейбусных маршрутов в отдаленные районы города. Об этом сообщили в пресс-службе мэрии со ссылкой на слова Геннадия Кернеса.  Как отметили в горсовете, 26 февраля на сессии Харьковского городского совета приняли решение о приобретении 50 троллейбусов с автономным ходом для коммунального предприятия «Троллейбусное депо №5»...
Общество
В Валковском районе, где полтора месяца назад зафиксировали вспышку коронавируса, вылечился последний заболевший. По состоянию на 2 июня выздоровел последний пациент с диагнозом COVID-19 в Валковском районе. Об этом сообщили в пресс-службе райгосадминистрации со ссылкой на лабораторный центр. Ранее мы писали, что в середине апреля в селе Валковского района подтвердили 9 новых случаев COVID-19. До этого в Высокополье от коронавируса скончалась первая заболе...
Видеосюжет
В Харькове Служба безопасности Украины задержала группу злоумышленников, которые "торговали" должностями госслужащих, в частности постом губернатора Харьковщины. Оперативники спецслужбы установили, что организовал нелегальный бизнес одессит совместно с киевлянином. Об этом сообщил на своей странице в Фейсбуке глава пресс-центра СБУ Владислав Абдула. Мошенники обещали клиентам лоббировать их назначения на руководящие должности в органах государственной влас...