Автоматизация документооборота - 057.ua

Автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • документы теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Система электронного документооборота позволяет работать с: документами любых типов, реестрами, входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней почтой, электронной почтой, внутренним форумом. Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота электронным.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
Автор
(0 оценок)
Актуальность
(0 оценок)
Изложение
(0 оценок)
Я рекомендую
Пока никто не рекомендует
Общество
Вопрос возобновления производства на Харьковском государственном авиационном предприятии обсудили в ходе совещания с участием главы ХОГА Юлии Светличной, Министра внутренних дел Украины Арсена Авакова и главы ГСЧС Украины Николая Чечеткина. Мероприятие состоялось в ХОГА 22 января. Открывая его, Юлия Светличная подчеркнула ключевое значение, которое имеет развитие промышленности не только для экономики, но и для обороноспособности страны. «За последние 3 го...
Происшествия
22 января в Киевском райсуде Харькова еще раз допросили семью потерпевших Берченко. Потерпевшую Оксану Евтееву (Берченко) и ее отца Игоря Берченко допросили повторно, потому что на предыдущих записях заседания звук не сохранился. Об этом сообщил корреспондент сайта 057 в зале суда. "18 октября я должна была встретиться с Дианой Берченко, чтобы попить кофе. К нам пришел мой муж Александр Евтеев. Мы зашли в кафе, затем решили прогуляться по Сумской и ждали с...
Общество
23 км водопроводных сетей заменили в Харькове в 2018 году. В 2019 году планируется увеличить эти показатели, чтобы снизить количество аварийных ситуаций. Об этом сообщил директор Департамента коммунального хозяйства Алексей Богач. Кроме того, на КП «Харьковводоканал» модернизируют насосные станции водоподготовки и водоотведения, меняют на энергоэффективные насосы и электрооборудование. «Работа, которая ведется, позволяет экономить средства горожан и бюджет...
Общество
В центре Харькова врачи «неотложки» провели флешмоб в поддержку пленных моряков. На площадке между гостиницей, Северным Корпусом ХНУ Каразина и станцией метро «Госпром» собрались около 250 медиков. Об этом сообщил корреспондент 057 с места событий. Медики Центра экстренной медпомощи и медицины катастроф держали в руках желто-голубые  листы бумаги. «Здесь собрались сотрудники одного из самых старых и больших центров экстренной медпомощи. Сегодня мы выступае...
Криминал
Приговором Купянского районного суда двух местных жителей признаны виновными в покушении на убийство, совершенном из корыстных побуждений по предварительному сговору, разбои с нанесением тяжких телесных повреждений и незаконном завладении паспортом (ч. 2 ст. 15 п.п. 6, 12 ч. 2 ст. 115, ч. 4 ст. 187, ч. 3 ст. 357 УК Украины). Как рассказал заместитель руководителя Изюмского местной прокуратуры Александр Михалик, 26-летнему преступнику присудили 11 лет лишен...
Промо
Радислав Гандапас — известный в СНГ специалист по лидерству и ораторскому искусству, который три года подряд был признан лучшим в своей профессии: Провел более 1 200 тренингов по странам СНГ Написал 8 книг и стал автором 14 фильмов по лидерствуи ораторскому искусству Среди клиентов — "Евросеть", "Ростелеком", "Альфабанк"и Сбербанк, Microsoft, Pfizer и еще 1 000 компаний Лауреат книжной премии Рунета 2013 Участвует в телепрограммах и на страницах ведущихдел...
Происшествия
21 января около 23:40 патрульным поступило сообщение о ДТП на проспекте Гагарина, 43/2. По предварительной информации, водитель авто Opel Vectra врезался столб. Об этом сообщили в пресс-службе патрульной полиции Украины. С места ДТП медики госпитализировали водителя автомобиля. Обстоятельства происшествия устанавливала следственно-оперативная группа. Напомним, СБУ предотвратила контрабанду в Украину партии психотропов на три миллиона гривен.
Общество
22 января Министр МВД Украины Арсен Аваков посетил с рабочим визитом Харьков. Министр МВД Украины заявил, что правительство планирует закупить самолеты для Нацгвардии и ГСЧС. «На Харьковском авиационном заводе рассматриваем возможность реализации крупной программы, которую обсуждаем с «Укроборонпром». МВД будет реализовывать программу закупки авиационной техники, в том числе и машин (ред. – самолетов) «АН-74», «АН-32П» и новейших «АН-178». Это наша государ...
Криминал
Сотрудники Службы безопасности Украины разоблачили и блокировали функционирования международного канала контрабанды в Украину психотропных веществ. Оперативники Харьковского Управления СБУ установили, что житель Северодонецка лично ввозил контрабандой из одной из стран Европы психотропные вещества МДМА, которые сбывал в Украине, в частности в Харьковской области, наркодилерам большими партиями. Об этом на своей странице в Фейсбуке сообщил начальник пресс-ц...