Втрата первинних документів на підприємстві: алгоритм дій з відновлення

Партнерский материал

Чинне законодавство вимагає від підприємств та самозайнятих осіб вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їх належне зберігання протягом встановленого строку. Така вимога зумовлена тим, що саме бухгалтерські документи є підтвердженням усіх операцій, що відбуваються на підприємстві, тому їх відсутність або передчасна втрата будуть розцінені при перевірці не інакше як недотримання вимог законодавства та порушення порядку ведення обліку. Втрата первинної документації несе для підприємства або сомозайнятої особи загрозу настання адміністративної, фінансової, а в деяких випадках навіть кримінальної відповідальності. Проте, все ж таки трапляються випадки, коли втрата документів відбувається, а інколи – не з вини підприємця. Мова йде про пожежі, крадіжки, повінь тощо. Тож як бути у таких ситуаціях та який алгоритм дій? Про це розберемося в цій публікації.

У разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства, установи або самозайнята особа:

1) письмово повідомляє про це правоохоронні органи;

2) наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Слід зазначити, що вимог до складу такої комісії закон не висуває. Лише зазначається, що для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Як правило, таку комісію формують працівники юридичного відділу, бухгалтерії та інші працівники, які можуть посприяти у визначенні причин та наслідків знищення документів;

3) за наслідками роботи комісії складається акт, який затверджується керівником підприємства, установи. За своїм змістом такий акт має довільну форму та має містити інформацію про факт втрати документів, місце, причини втрати, перелік відповідальних за збереження документів осіб та, власне, список втраченого;

4) далі необхідно у 5-денний строк з дня виявлення втрати документації письмово повідомити про це (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку. Такими підтверджуючими документами є, у випадку викрадення документів – довідка з поліції; якщо документи постраждали внаслідок пожежі, то слід направити запит про надання відповідної довідки з ДСНС, акта про пожежу або інших документів, які встановлюють причину займання тощо;

5) копію акта необхідно надіслати в 10-денний строк органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа (інакше кажучи, вищестоящому органу, за наявності такого), а також місцевому податковому органу.

Що ж далі? Діюче законодавство покладає на платника податків обов’язок з відновлення втрачених документів протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до податкової. Отже, після того, як виявили та зафіксували відсутність документації, повідомили про це відповідні органи, слід переходити до відновлення втрачених документів. Керівник видає наказ про відновлення втраченої документації, після чого розпочинається процес з відновлення втрачених даних. Як саме це зробити, законодавство не уточнює, тому алгоритм відновлення документації Ви можете обрати самостійно. Як правило, відновлення первинної документації супроводжується проведенням інвентаризації активів та зобов’язань підприємства або самозайнятої особи. Під час проведення інвентаризації здійснюється аналіз поточного стану справ у бухгалтерії, а також аналіз періодів, суміжних із тим, за який втрачено документацію, та виявляються перехідні операції. Далі для відновлення документів можна звернутися до:

обслуговуючих банків з проханням видати виписку-реєстр операцій, проведених за розрахунковим рахунком, а також копії платіжних документів. Це допоможе відновити облік розрахунків, а також скласти список контрагентів, з якими проводились безготівкові розрахунки;
своїх контрагентів (постачальників/покупців) з проханням надати копії загублених даних (звітів, податкових декларацій тощо);
керівника податкового органу з письмовою заявою про видачу загублених документів. До такої заяви зазвичай додається пояснювальна записка та документи, що підтверджують причини того, що сталося.

Зібравши у такий спосіб документи, можна переходити до відновлення документації. При цьому варто зазначити, що законодавство не говорить про будь-яку процедуру оформлення дублікатів втрачених документів під час відновлення облікових даних.

Разом з цим, якщо звернутися до ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа, то там міститься таке визначення: дублікат оригіналу (службового документа) — повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

На завершення, відновивши втрачену документацію, підприємство формує журнал господарських операцій, регістри бухгалтерського та податкового обліку, форми звітності. Позитивним результатом є ситуація, при якій після відновлення підсумкові дані у відновлених регістрах будуть співпадати з даними, відображеними у звітності (даними ксерокопій звітів та декларацій, отриманих у відповідних органах). Це буде свідченням того, що облік відновлено повністю.

Якщо Вами було виявлено втрату документів відносно здійснюваної Вами як самозайнятою особою або Вашим підприємством господарської діяльності, звернутися за допомогою Ви можете до компанії «Солід Фінанс» за вказаними нижче контактними даними. Наш колектив досвідчених юристів та бухгалтерів здійснить всі необхідні дії для відновлення первинних документів та документально оформить всю процедуру відновлення без будь-яких ризиків для Вашої господарської діяльності.