Передача документів на аутсорсингове зберігання

Здійснення підприємницької діяльності так чи інакше пов’язане з веденням документообігу та зберіганням документів. У міру росту бізнесу збільшується і обсяг документів. У зв’язку з цим підприємству доводиться створювати спеціальні штатні одиниці та наймати діловодів, придбавати необхідне для зберігання обладнання (шафи, стелажі і т.д.) та канцелярію, виокремлювати для цього частину офісу або взагалі орендувати окремі складські приміщення. Все це прямі та непрямі затрати підприємства по організації та веденню документообігу, які вимагають не тільки значних фінансових, а й організаційних та часових затрат.

З цих причин, більшість підприємств обирає альтернативу, а саме позаофісне зберігання документів, скористатися яким Ви можете звернувшись до компанії «Solid Finance».

Що собою представляє позаофісне зберігання документів?

Позаофісне зберігання документів є послугою що надається підприємцям, - як фізичним особам, так і юридичним, - з метою оптимізації їх діяльності та мінімізації затрат на ведення документообігу шляхом передання наявних у компанії документів на професійне зберігання профільній компанії.

Для кого є актуальною послуга позаофісного зберігання документів?

В першу чергу, дана послуга є актуальною для підприємств діяльність яких пов’язана із необхідністю довгострокового зберігання великого масиву документів, а саме – торгових центрів, агропідприємств, будівельних компаній, транспортних компаній та компаній в сфері логістики, магазинів, юридичних фірм, банків та фінансових установ, об’єднань співвласників багатоквартирних будинків тощо.

Які переваги користування послугою позаофісного зберігання документів?

Передання документів на позаофісне зберігання допомагає:

- значно скоротити грошові затрати бізнесу;

- звільнити (зекономити) офісну площу;

- уникнути вилучення документів правоохоронними органами в разі несподіваного обшуку;

- убезпечити себе від позапланових податкових документальних перевірок.

Водночас компанія «Solid Finance» забезпечує:

Конфіденційність – нерозголошення інформації, що міститься в переданих на зберігання документах та в цілому діяльність клієнта.

Безпеку - документи зберігаються в спеціальних архівних коробках і файлах; всі документи захищені від візуального розпізнавання сторонніми особами; здійснюємо контроль доступу; у сховищі встановлена система пожежогасіння, а також забезпечено відповідний температурно-вологісний режим.

Внутрішню логістику - для обліку і реєстрації кожному документу та коробці присвоюється унікальний ідентифікатор - номер-код, який дозволяє оперативно визначити розташування документів; за вашим запитом здійснюємо моментальний пошук будь-якого документа; переміщуючи ваші документи, ми реєструємо, контролюємо, а також зберігаємо дані про це.

Сканування – у разі необхідності термінового отримання документів наші співробітники знаходять потрібні вам документи в нашому архіві, сканують його й пересилають на вказані вами в договорі контактні дані; у разі необхідності, також проводимо повне сканування всіх документів і створюємо електронний архів із забезпеченням цілодобового.

Алгоритм співпраці з клієнтами.

З кожним клієнтом ми визначаємо індивідуальний порядок співпраці з врахуванням специфіки діяльності та побажань останнього.

Отримуючи запит на надання послуги позаофісного зберігання документів першочергово відбувається погодження обсягу послуг якими клієнт має намір скористатися та проводимо попередній розрахунок витрат, які прогнозовано будуть понесені клієнтом.

Після погодження алгоритму співпраці та обсягу послуг надання яких потребує клієнт з останнім укладається договір про надання комплексу послуг по зберіганню документів, один екземпляр залишається у клієнта, інший – у нас. З текстом та умовами договору Ви можете попередньо ознайомитися сповістивши нам про таку необхідність.

Після укладення договору у визначену дату та час ми виїжджаємо за вказаним Вами адресом. Після чого на місці здійснюємо перевірку передаваних Вами документів на відповідність вмісту справ їх опису. Якщо у Вас відсутні описи справ, Ви можете додатково скористатися послугою «Solid Finance» по складанню опису справ. Якщо у Вас відсутні описи справ і їх складання не є для Вас необхідним, приймання документів здійснюється шляхом їх пакування без перевірки їх вмісту, про що вказується в договорі (в такому випадку клієнт несе відповідальність за комплектність документів, що передаються). Запечатування архівних коробок з переданими на зберігання документів здійснюється у Вашій присутності. Приймання здійснюється за актом приймання-передачі документів, який складається у двох екземплярах і в якому фіксується кількість документів та коробок переданих на зберігання, а також сам факт передачі документів.

Надалі, після транспортування документів в сховище, ми здійснюємо їх реєстрацію і розміщення. В разі необхідності додатково проводимо створення електронного архіву, шляхом проведення сканування переданих на зберігання документів, з подальшим цілодобовим доступом клієнта до нього.

За запитом клієнта здійснюємо пошук документів в сховищі із здійсненням їх сканування та направлення їх скан-копії або ж оригіналу на пошту клієнта (електронну пошту вказану у договорі). У разі необхідності також надаємо звіти про рух документів та приміщення для роботи з ними.

Витрати та оплата послуг за договором.

Структура витрат за договором складається з першочергових та наступних щомісячних.

Першочергові затрати пов’язані з роботою, що здійснюється при отриманні, перевезенні та розміщенні документів у нашому сховищі. До них, як правило, включаються затрати на перший місяць зберігання, складання опису справ, за пакування документів, реєстрацію та розміщення документів в сховищі, транспортування, послуги вантажників, перевірка вмісту коробки на відповідність опису. Частиною послуг, що надаються при першочерговій співпраці, клієнт може не користуватися та здійснити шляхом залучення сторонніх підрядників: складання опису справ, транспортування та послуги вантажників.

Наступні щомісячні затрати включають в себе щомісячну плату за зберігання, а також, залежно від ситуації, витрати на здійснення операцій з активними документами (пошук документів в сховищі, сканування, надання звітів про рух документів тощо). Для прикладу, вартість щомісячного зберігання документів в кількості 100 архівних коробок коштує 3 500 грн.

Більш детально про структуру та вартість послуг, що надаються компанією «Solid Finance» Ви можете ознайомитися на нашому сайті за наступним посиланням: https://sfinance.com.ua/usluga-khraneniya-dokumentov.htm.

Якщо Ви бажаєте докладніше дізнатися про те, як зберегти Вашу документацію, зателефонуйте нам або відправте листа на електронну пошту. Ми безкоштовно проконсультуємо Вас та запропонуємо індивідуальний проєкт!

Телефон:

+38 (063) 222-78-22; +38 (050) 417-17-77 (Telegram, Viber, WhatsApp)

Електронна пошта: [email protected]

З повагою,

Бєжанова Катерина

Керівник проєкту