Робота HR-спеціаліста часто асоціюється з нескінченними стосами паперу, тоннами особових справ, наказів та звітів. Багато компаній досі зберігають усе це у шафах і папках, витрачаючи години на пошук потрібного документа чи підпис керівника. Але сьогодні така організація вже виглядає застарілою. Бізнес переходить у «цифру», і саме час HR-відділам впровадити кадровий електронний документообіг, щоб позбутися паперової рутини та зберегти час.
Чому паперові документи гальмують робочий процес для HR
Паперовий документообіг створює низку проблем:
- Витрати часу — пошук потрібної справи чи копії може тривати хвилини, а то й години.
- Ризики загубити документи — документи легко загубити, пошкодити або знищити.
- Неефективність — для підписання наказу чи договору іноді доводиться чекати фізичної присутності керівника.
- Витрати коштів — папір, принтери, чорнила та архівні приміщення обходяться компанії у відчутні суми.
У результаті HR-спеціалісти витрачають більше часу на «паперову логістику», ніж на роботу з людьми — розвиток персоналу, корпоративну культуру, залучення талантів.
Перехід у «цифру»: від сканів до повноцінних HR-платформ
Дехто починає з простого кроку — оцифровує папери: підписані документи сканують і зберігають у папках на комп’ютері. Це частково вирішує проблему, але не створює системності. Документи можуть загубитися серед сотень файлів, немає єдиного стандарту збереження та контролю версій.
Тому найбільш ефективний підхід — використання спеціалізованих платформ для кадрового електронного документообігу. Вони не лише зберігають документи, а й автоматизують ключові процеси HR: від оформлення прийому на роботу до звільнення.
Як це працює на практиці?
Перехід на цифровий документообіг дозволяє:
- створювати та підписувати накази й кадрові документи онлайн;
- надавати працівникам доступ до їхніх особових документів без участі HR;
- формувати звіти та витяги за секунди;
- автоматично контролювати строки дії контрактів чи відпусток;
- інтегрувати кадрові процеси з бухгалтерією та фінансами.
Фактично, HR-спеціаліст отримує «цифрову шафу», де кожен документ лежить на своєму місці, легко шукається за кількома кліками і завжди доступний у потрібний момент.
Приклад: сервіс «Вчасно.Кадри»
В Україні одним із таких інструментів є «Вчасно.Кадри» — сервіс, що дозволяє компаніям повністю відмовитися від паперових кадрових документів та перейти на кадровий електронний документообіг. Він дає змогу створювати, підписувати та зберігати документи онлайн, відповідно до чинного законодавства.
HR-спеціалісту більше не потрібно бігати з папками між кабінетами: керівник може підписати наказ навіть зі смартфона, а працівник — отримати копію договору у власному кабінеті. Це економить час, зменшує витрати та підвищує прозорість процесів.
Крім того, сервіс допомагає контролювати повний життєвий цикл співробітника в компанії: від першого дня роботи до останнього.
Як підготувати команду до переходу
Цифровізація кадрових процесів вимагає певної підготовки:
- Аудит — проаналізуйте, які документи створює HR-відділ і які можна перевести в електронний формат.
- Вибір платформи — оцініть сервіси за функціональністю, зручністю та відповідністю законодавству.
- Навчання персоналу — поясніть співробітникам, як працювати з новою системою. Зазвичай процес інтуїтивний, але короткі інструкції знімають зайві запитання.
- Пілотний запуск — спробуйте перевести в «цифру» один процес (наприклад, оформлення відпусток) і поступово розширюйте.
Майбутнє HR без паперу
Через кілька років паперові особові справи відійдуть у минуле так само, як друкарські машинки. Сучасні HR-відділи не можуть дозволити собі витрачати час на зайву бюрократію, адже їхня головна місія — робота з людьми.
Використання електронних платформ допомагає звільнити час для стратегічних завдань: розвитку корпоративної культури, побудови бренду роботодавця, аналізу ефективності персоналу.
