Звіт треба подати вчасно навіть тоді, коли в офісі немає світла, а частина команди працює з дому чи з іншого міста. Зарплату теж ніхто не відкладає через складний тиждень. Харківський бізнес давно живе в такому ритмі й навчився не зупинятися, але бухгалтерія в багатьох компаніях досі тримається на одному комп’ютері й одній людині.
План безперервності для обліку не вимагає великих вкладень. Він відповідає на чотири запитання: хто підхопить роботу, де лежать дані, хто підписує документи і як дістатися до всього цього без офісу.
Хто підхопить роботу, якщо бухгалтер недоступний
Найвразливіше місце — знання в голові однієї людини. Опишіть хоча б коротко, хто що робить і в які дні: банк, первинні документи, зарплата, звітність. Призначте заступника, який бере паролі не із записника на столі, а із захищеного сховища, і час від часу доручайте йому закрити якусь ділянку самостійно.
Інший варіант — зовнішній резерв. Частина компаній замовляє аутсорсинг бухгалтерії лише на одну-дві ділянки, наприклад зарплату чи податкову звітність. Зовнішня команда тоді вже знає облік клієнта й може підтримати власну бухгалтерію, коли та перевантажена або тимчасово залишилася без людей.
Дані: хмара, копії й перевірене відновлення
Хмарна облікова система дає доступ з будь-якого місця й не залежить від сервера в шафі, який вимикається разом зі світлом. Резервні копії бази зберігайте окремо від основного сховища, а відновлення з них перевіряйте на практиці, бо копія, яку ніхто не пробував розгорнути, мало що важить. Скани первинних документів кладіть у спільне сховище одразу, а не в кінці місяця.
Хмару, обмін з банком і електронний документообіг зручно впроваджувати разом, але поетапно. Як має відбуватися автоматизація бухгалтерського обліку і чому її починають з аналізу процесів, а не з купівлі програми, пояснено в окремій статті.
Підписи й доступи без прив’язки до офісу
Кваліфікований електронний підпис і електронний обмін документами з контрагентами знімають залежність від паперу. Заздалегідь визначте, хто й на якій підставі підписує первинні документи, платежі й звітність, якщо директор недоступний, і закріпіть ці повноваження документально до того, як вони знадобляться. Права в обліковій програмі й банку видавайте в обсязі, потрібному для роботи, а коли людина йде, одразу змінюйте паролі й відкликайте її ключі.
Що менше ручних операцій, то легше обліку пережити будь-яку перерву. Команда UHY Prostir, наприклад, постійно автоматизує рутинні завдання, щоб фахівці менше часу витрачали на перенесення цифр і більше на аналіз.
Перевірити план просто. Оберіть звичайний місяць і спробуйте закрити його так, ніби офісу немає: без робочого комп’ютера, без паперів у шафі, з підписом директора на відстані. Усе, що не вдалося, і є першими пунктами вашого плану.
