Зачем организации переходить на делопроизводство электронное? Ведь не только потому, что это модно. К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? 

Первое и главное преимущество электронного документооборота – быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.

Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.

Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов). В результате исполнительская дисциплина явно улучшилась. 

Автоматизация документооборота процесс длительный и не самый простой, при котором возникают свои сложности. К наиболее распространенным проблемам внедрения электронного документооборота на предприятии относятся:

  • Не всегда наиболее консервативные пользователи идут навстречу нововведениям
  • Возникают сложности у начинающих пользователей системы автоматизации делопроизводства и документооборота
  • Слабое техническое оснащение предприятия
  • Трудности в реализации проекта по внедрению электронного документооборота из-за его сложности