Удаленная работа из дома: как отвыкнуть от офиса и не терять зарплату

На этой неделе Кабмин утвердил продление карантина в Украине до 24 апреля и ввел по всей стране режим чрезвычайной ситуации. И если одни компании перевели свои команды в режим удаленной работы с первых дней, то другим только предстоит приспособиться к продуктивности в домашней обстановке. Алексей Федорко, который сотрудничает с ЕРАМ Украина в качестве руководителя обучающих программ, поделился советами, которые помогут работать из дома не хуже, чем в офисе.

Насколько легко человеку дается формат работы из дома зависит от многих факторов. Высокая самоорганизация и самодисциплина помогают привыкнуть к новым правилам деловых отношений быстрее. Не лишним будет и предыдущий опыт фриланса – у большинства людей в сфере IT он присутствует. Отчасти поэтому, а отчасти благодаря подготовленной инфраструктуре и привычному формату сотрудничества с зарубежными клиентами, команда ЕРАМ Украина легко перешла в режим WFH (work from home или работа из дома – ред.) с начала карантина.

Если вам этот опыт только предстоит, то подготовку к работе из дома я бы разделил на такие направления: пространство, время и самоорганизация.

Направление №1. Организованное пространство. Дома мы, как правило, отдыхаем, потому много вещей могут отвлекать от работы. Вам повезло, если вы заранее предусмотрели рабочую зону или целый кабинет! В противном случае создайте его сейчас. Приучите себя, что в этой части дома вы сугубо работаете. И никаких развлечений. Для них должно быть предусмотрено отдельное место.

Каждый раз, оказываясь в своем рабочем пространстве, вы настраивается на соответствующий продуктивный лад. Советую разместить в этой зоне ассоциативные «якоря», которые будут напоминать о работе: сувениры с логотипом компании, плакаты или флажки, фото с коллегами, награды и прочие элементы, которые символизируют для вас вашу работу.

Направление №2. Организованное время. Еще одно обязательное условие эффективной работы из дома – разделение временных отрезков между работой и досугом. В обычных реалиях наш день неплохо структурирован: проснулись, позавтракали, собрались, поехали в офис и так далее. Каждый этап – некая граница между разными видами деятельности. Она позволяет мозгу завершить предыдущий процесс и перейти к новому. С работой из дома – другая история. Можно проснуться, открыть рабочую почту и «залипнуть» в переписку. Включаемся в дела и только в обед вспоминаем, что неплохо бы поесть.

Потому пригодятся базовые навыки тайм-менеджмента:

• Планируйте день по блокам. В том числе – отдельный от работы блок отдыха и блок приема пищи (это поможет избежать хаотичных перекусов);
• Четко пропишите в календаре: подъем, зарядка, завтрак. Это поможет не хвататься за дела сразу. Дома такой строгий режим важнее, ведь здесь ответственность за распорядок дня – исключительно ваша;
• Создайте новые ритуалы. Например, завершайте работу короткой прогулкой или общением с близкими. Это даст сигнал мозгу переключиться в расслабленный, домашний режим. Не лишним будет прочитать классику литературы о тайм-менеджменте: «Тайм-драйв» Глеба Архангельского, «Getting things done» Девида Аллена, «Джедайские техники» Максима Дорофеева.

Направление №3. Самоорганизация. Этот совет – о преодолении блокеров, тех факторов, которые могут мешать эффективной работе из дома.

• Cемья. Мы любим родных 24/7, но, работая из дома, можем столкнуться с их обманутыми ожиданиями: мол, думали, что раз ты дома, то будет больше совместных игр, внимания. Это ожидание влияет на способность сосредоточиться на задачах. Какой выход?
• Фиксируем договоренности. Например, с 9 до 18 я условно надеваю пиджак, бейдж или другой атрибут офисного стиля, потому что работаю. Домашние об этом знают и не беспокоят. Но потом иду на прогулку, играю с детьми или занимаюсь домашними делами. Обратите внимание, что договоренностей надо придерживаться с обеих сторон.
• Идем на компромиссы. Например, приучите себя вставать раньше всех. Некоторые писатели просыпаются очень рано, на рассвете и работают до обеда. Все в их семье об этом знают и не беспокоят в указанное время. Другой вариант – попробуйте подстроить свой график так, чтобы он не совпадал с графиками других членов семьи, поработайте попозже, когда все уже спят.
• Прокрастинация. Дома чувствуешь себя расслабленно. То на диване захочется полежать, то соцсети полистать. Но эти действия отвлекают и снижают эффективность. Остро становится вопрос мотивации и вовлеченности. Если пункты с пространством и временем вы выполнили и это не помогло сфокусироваться, попробуйте вот такую простую практику. Поставьте три цели: на год, на месяц и на день. Согласно этим приоритетам выберите три задачи на сегодня, запишите их и повесьте на видном месте в рабочей зоне. Это будет своеобразный менеджер заданий. Посматривайте периодически на этот «якорь» и вычеркивайте пункты, которые уже сделали.

Направление №4. Организованная командная работа. В ее выстраивании есть отличия от организации самостоятельной работы. И дополнительные трудности:

• Вы не чувствуете команду. Чтобы исправить ситуацию, введите в привычные процессы поддерживающие действия: онлайн-встречи, созвоны, на которых можно обсудить все наболевшие вопросы (даже если они связаны с организацией работы из дома). К сожалению, нет универсального ответа на вопрос, как наладить эффективные коммуникации и почувствовать дух команды в удаленном формате. Кому-то удается сделать это быстрее, а у кого-то так ничего и не получается из-за нехватки традиционного общения в офисе. Моя общая рекомендация – проводите больше видео-созвонов, чтобы люди видели друг друга, понимали эмоции. Вспомните, что те же соцсети формируют в нас высокую эмоциональную вовлеченность: смайлики, лайки, гифы и эмодзи очень важны в онлайн-общении. Попробуйте внедрить их в рабочую переписку там, где это корректно. Так добавите эмоциональный интерактив. Задумайтесь о том, чтобы чаще включать веб-камеры, проводить онлайн-трансляции рабочего процесса. Так возникнет ощущение «как в офисе»
• Вы не уверены, что можете эффективно руководить, и сомневаетесь, что все в команде работают так же продуктивно, как в офисе. Первый шаг – формируйте доверие. В работе удаленной команды есть искушение добавить контроля и микроменеджмента. Но научитесь доверять и не перекладывать свои тревоги на здоровые головы других членов команды. Фокусируйтесь на задачах и проводите традиционные регулярные встречи: обсуждайте на них, что запланировано и что сделано.
• Вам сложно принимать оперативные решения, когда команда удаленная. Много людей любят работать лицом к лицу, потому что это позволяет быстрее и эффективнее решать проблемы. Знаю, что у нас в компании некоторые команды договариваются о том, что в определенные отрезки времени могут без предупреждения добавлять коллег на онлайн-встречи и созвоны, если нужно срочно посоветоваться. Это помогает.
• Удаленная работа негативно влияет на вашу креативность. Есть предположение, что изоляция сказывается на генерации новых идей. Но наш мозг работает в двух режимах: сфокусированном (долго думаем над вопросом) и расслабленном (выстраиваются новые связи в мозгу и рождаются свежие идеи, возникает так называемый «эффект aha!»). Так что переключайтесь между видами деятельности и заданиями. Это поможет генерировать новые идеи.
• Вы не знаете, как настроить коммуникации между командой в удаленном режиме. Главное – будьте со всеми в одном инфополе. Человек может самоорганизоваться, семья привыкнет к новому режиму, но чтобы эффективно организовать команду, надо общаться постоянно. Уделите время договоренностям об общих правилах и ритуалах, действиях в экстренной ситуации и в случае оперативного вопроса. Уточните, хочет ли команда держать камеры постоянно включенными, в какие часы вы друг друга беспокоите, а в какие – нет. Договоритесь о встречах в оффлайне после завершения карантина.

В 2020-м работа из дома перестала быть уникальным явлением. Опытные люди уже создали материалы, которые помогают быстро и эффективно организовать процесс (обратите внимание на книгу «Remote. Office not required». Краткое содержание можно прочитать на GetAbstract). Подходов много, но со временем у каждого удаленного работника появляются свои, самые эффективные методы и практики.